Примерная инструкция. По делопроизводству. И организаций. Общие положения. Примерная инструкция по делопроизводству в медицинских.
УТВЕРЖДАЮ Руководитедь организации Ф.И.О. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО ТИПОВАЯ ИНСТРУКЦИЯ (номер) Введена в действие приказом №от Введена взамен РАЗРАБОТАНО (наименование организации) Содержание 1 Область применения. 2 Нормативные ссылки. 3 Термины, определения, сокращения и обозначения.
4 Требования. 5 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов 6 Организация документооборота и исполнения документов. 7 Организация документов в делопроизводстве. Приложение 1 Формы бланков приказf. Приложение 2 Форма бланка распоряжения. Приложение 3 Форма бланка письма.
Приложение 4 Форма реестра на согласование. Приложение 5 Образец оформления приказа по отделу (подразделению). Приложение 6 Образец оформления распоряжения по отделу (подразделению). Приложение 7 Образец оформления решения. Приложение 8 Форма протокола. Приложение 9 Форма выписки из протокола.
Приложение 10 Форма акта. Приложение 11 Образец оформления внешней докладной записки.
Примерная Инструкция По Делопроизводству В Организации
Приложение 12 Образец оформления служебной (докладной) записки. Приложение 13 Форма телефонограммы. Приложение 14 Форма акта о некомплектности входящей корреспонденции Приложение 15 Форма реестра. Приложение 16 Форма журнала учета исходящих документов. Приложение 17 Форма журнала учета входящих документов.
Приложение 18 Форма номенклатуры дел. Приложение 19 Форма акта ревизии документации. Приложение 20 Форма описи дел постоянного хранения (дел долговременного хранения или дел по личному составу) Приложение 21 Форма акта о выделении к уничтожению документов. Приложение 22 Образец оформления обложки дела. Приложение 23 Образец оформления листа-заверителя. Приложение 24 (рекомендованное) Перечень документов, не подлежащих регистрации.
Лист регистрации изменений. Лист ознакомления. 1 Область применения 1.1 Настоящая инструкция устанавливает единую систему делопроизводства в организации. 1.2 Настоящая инструкция обязательна для руководителей, специалистов и служащих организации. 2 Нормативные ссылки В настоящей инструкции использованы следующие документы: ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно- распорядительной документации. Требования к оформлению документов; ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело.
Термины и определения; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования; Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждена Приказом Минкультуры России от № 536; ГСДОУ Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Одобрена коллегией Главархива СССР. Приказ Главархива СССР от № 33; Основные правила работы архивов организаций.
Росархив, ВНИИДАД, Одобрены решением Коллегии Росархива от., М.,2002; Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Утвержден Федеральной архивной службой России. 2000 г.; Постановление Госкомстата России от № 1; Постановление Правительства Российской Федерации от № 749«Об особенностях направления работников в служебные командировки»; 3 Термины, определения, сокращения и обозначения 3.1 В настоящей инструкции применены следующие термины с соответствующими определениями: 3.1.1 акт: Документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. 3.1.2 бланк документа: Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа (ГОСТ Р 51141). 3.1.3 виза официального документа: Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (ГОСТ Р 51141).
3.1.4 дело: Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку (ГОСТ Р 51141). 3.1.5 делопроизводство; документационное обеспечение управления: Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами (ГОСТ Р 51141).
3.1.6 докладная записка: вид служебного документа, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами, просьбами и предложениями составителя. 3.1.7 документ ( document, record ): зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности (ГОСТ Р ИСО 15489-1). 3.1.8 документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления ( ГОСТ Р 51141). 3.1.9 входящий документ; поступивший документ: Документ, поступивший в учреждение (ГОСТ Р 51141). 3.1.10 исходящий документ; отправляемый документ: Официальный документ, отправляемый из учреждения (ГОСТ Р 51141).
3.1.11 внутренний документ: Официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации (ГОСТ Р 51141). 3.1.12 гриф согласования: Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием (ГОСТ Р 51141). 3.1.13 выделение документов к уничтожению: Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение, и отбор их к уничтожению (ГОСТ Р 51141).
3.1.14 внутренняя опись документов дела: Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов (ГОСТ Р 51141). 3.1.15 журнал: Документ, составляемый по определенной форме и содержащий периодические записи сведений, событий, операций, решений, входящих и исходящих документов и т.д. 3.1.16 заголовок официального документа: Реквизит документа, кратко излагающий его содержание (ГОСТ Р 51141). 3.1.17 контроль исполнения документов: Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов (ГОСТ Р 51141).
3.1.18 срок исполнения документа: Срок, установленный нормативно- правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией (ГОСТ Р 51141). 3.1.19 копия документа: Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы ( ГОСТ Р 51141). 3.1.20 номенклатура дел: Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141). 3.1.21 организация работы с документами: Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения (ГОСТ Р 51141). 3.1.22 официальный документ: Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке (ГОСТ Р 51141). 3.1.23 оформление документа: Проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования (ГОСТ Р 51141). 3.1.24 подлинник (официального) документа: Первый или единичный экземпляр официального документа (ГОСТ Р 51141).
3.1.25 подпись: Реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица (ГОСТ Р 51141). 3.1.26 приказ: Правовой акт, издаваемый руководителем предприятия в целях разрешения всех основных или оперативных задач, стоящих перед предприятием. 3.1.27 протокол: Документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, собраниях, заседаниях, конференциях.
3.1.28 распоряжение: Правовой акт, издаваемый руководителем подразделения по вопросам, входящим в его компетенцию. 3.1.29 резолюция документа: Реквизит, состоящий из надписи на документе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение (ГОСТ Р 51141). 3.1.30 реквизит документа: Обязательный элемент оформления официального документа (ГОСТ Р 51141). 3.1.31 служебное письмо: Обобщенное название большой группы управленческих документов, которые служат средством общения с учреждениями и частными лицами, сообщения чего-либо, уведомления о чем-либо. 3.1.32 служебная записка: Вид служебного документа о выполнении какой-либо работы и направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению.
3.1.33 объяснительная записка: Вид служебного документа, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.д.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. 3.1.34 юридическая сила документа: Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (ГОСТ Р 51141). 3.1.35 регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141). 3.1.36 телефонограмма: Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых устно по каналам телефонной связи и записываемых получателем. 3.1.37 гриф утверждения: Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию (ГОСТ Р 51141).
3.1.38 формирование дела: Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела (ГОСТ Р 51141). 3.1.39 факс или телефакс: Любой документ на бумажном носителе, полученный в виде факсимильной копии по каналам телефонной связи. 3.1.40 экспертиза ценности документов: Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев (ГОСТ Р 51141). 3.1.41 служебная командировка: Поездка работника на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 3.1.42 уничтожение (destruction): ликвидация документов без какой-либо возможности восстановления (ГОСТ Р ИСО 15489-1). 4 Требования 4.1 Распределение ответственности Распределение ответственности между должностными лицами и отделами организации: 4.1.1 Начальник АО отвечает за: - организацию делопроизводства в организации; - работу секретарей руководителей; - организацию работы архива организации.
4.1.2 Делопроизводители канцелярии отвечают за: - методическое руководство и контроль соблюдения требований инструкции по делопроизводству; - обработку входящих, исходящих, внутренних документов, доставку (направление ) их по назначению; - регистрацию приказов, распоряжений; - своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов и распоряжений. 4.1.4 Секретарь руководителя организации отвечает за: - своевременное представление документации руководителю и передачу документации с резолюцией руководителя в АО; - оперативное хранение документов; - регистрацию решений руководителя; - своевременное обеспечение отделов (подразделений) копиями решений; - оформление дел для сдачи в архив ( в том числе решения). 4.1.5 Заведующая архивом АО отвечает за: - составление сводной номенклатуры дел организации; - составление сводной описи дел постоянного хранения и описи дел долговременного хранения; - прием дел для хранения в архиве; - хранение дел в архиве. 4.1.6 Руководители отделов (подразделений) отвечают за: - организацию делопроизводства в отделе (подразделении), назначение ответственного за делопроизводство; - сохранность документации, поступающей в отдел (подразделение); - исполнение документов. 4.1.7 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) отвечают за: - ведение делопроизводства в отделе; - оперативное хранение документов; - составление номенклатуры дел отдела; - оформление дел для сдачи в архив. 4.2 Общие положения 4.2.1 Документирование управленческой деятельности заключается в фиксировании на бумаге (или других носителях) по установленным правилам управленческих действий, т.е.
В создании управленческих документов. 4.2.2 Настоящая инструкция регламентирует порядок подготовки и оформления следующих видов служебных документов: 1) Распорядительных: - приказов; - распоряжений; - решений. 2) Организационных: - договоров (контрактов). 3) Справочно-информационных: - писем; - факсов, - актов; - служебных (докладных ) записок. 4) Протоколов, являющихся одновременно справочно-информационными и распорядитель- ными документами. 4.2.3 Для оформления большинства служебных документов используются бланки.
Бланки изготавливаются на стандартных листах белой (или светлых тонов) бумаги формата А4 (210 х 297 мм). При оформлении документов компьютерным способом бланки вводятся в память электронной техники. 4.2.4 Каждый бланк имеет свой набор реквизитов и используется строго по назначению (недопустимо использовать бланки писем для издания распорядительных документов). 4.2.5 Формы видов бланков, принятых в организации, приведены в приложениях 1,2,3 4.2.6 В случае изменения реквизитов бланка (или одного из них) вносятся изменения в данную инструкцию. Бланки с утратившими актуальность реквизитами изымаются из документооборота и заменяются новыми. 4.2.7 При изготовлении организационно-распорядительных документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля арабскими цифрами без слова страница (стр.), без использования дефисов, кавычек и других знаков.
4.2.8 Документы печатаются шрифтом № 12, 13, 14. 4.3 Требования к оформлению служебных документов 4.3.1 Реквизиты Всего существует 30 реквизитов, оформление которых регламентирует ГОСТ Р 6.30, согласно которому: Реквизиты: 01 по 10 - наименование организации, эмблема, справочные данные об организации, наименование вида документа и т.д.
21 Юридическая служба организации визирует проект приказа в последнюю очередь. Отметка об исполнителе (реквизит 27, п. 4.3.18) указывается в нижнем левом углу последнего листа проекта приказа. При наличии приложений к приказу на первом листе приложения в верхнем правом углу пишут: Приложение № к приказу (наименование компании) от № Приложение к приказу подписывается руководителем отдела (подразделения), подготовившим приложение. Проект приказа обязательно сопровождается реестром на согласование (приложение 4). Исполнитель вносит в соответствующую графу фамилии и инициалы должностных лиц, согласующих проект приказа, в порядке согласования. Должностные лица, визирующие проект приказа, указывают в реестре даты получения и возврата проекта, обеспечивая своевременное прохождение документа при согласовании.
Приказ подписывается руководителем организации или лицом, которому данное право делегировано. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в его тексте не указано другого срока. Внесение исправлений в приказ после его подписания не допускается. Делопроизводитель канцелярии регистрирует приказ в журнале регистрации приказов по организации, проставляет регистрационный номер и дату на самом приказе, а также на реестре согласования; делает копии приказа (при необходимости), заверяет их и направляет исполнителям согласно указателю рассылки. Подлинник приказа подшивается в дело. Ознакомление с другими приказами по основной деятельности производится персоналом отдела (подразделения) в листах ознакомления.
5.1.1.2 Приказы по административно-хозяйственным вопросам Оформление, согласование, подписание, регистрация приказов по административно-хозяйственным вопросам, обеспечение отделов (подразделений) копиями приказов осуществляются так же, как и приказов по основной деятельности. Отдел (подразделение) готовит проект приказа по организации о работе в выходные или праздничные дни.
Привлекаемый на работу персонал подразделения на обратной стороне первого листа проекта приказа выражает свое письменное согласие на работу в выходные или праздничные дни. Ознакомление с постановлениями приказов о наказании работников производится на обратной стороне первого листа подлинника приказа в АО в трехдневный срок. Регистрационный номер приказов по административно-хозяйственным вопросам формируется из порядкового номера и буквы в, например - 1090/в. Кроме приказов о работе в выходные и праздничные дни 5.1.1.3 Приказы по личному составу. К приказам по личному составу относятся приказы: - о приеме работника на работу; - о переводе работника на другую работу; - о предоставлении работнику отпуска; - о прекращении действия трудового договора с работником; - о направлении работника в командировку; - о поощрении работника; - о присвоении разряда и т.д. Проекты приказов по личному составу (по кадровым вопросам) готовит отдел кадров на основании соответствующих документов.
Оформляются проекты приказов по личному составу по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от № 1, формы №№: Т-1; Т-1а; Т-5; Т-5а; Т-6; Т-6а; Т-8; Т-8а; Т-11; Т-11а. Порядок согласования проекта приказа по личному составу такой же, как и приказа по основной деятельности. Подписывает приказ по личному составу руководитель организации или должностное лицо, которому это право делегировано. Отдел кадров регистрирует приказы по личному составу, делает копии приказов или выписки из приказов и направляет их в необходимые отделы (подразделения). Отдел кадров выполняет работу по оформлению дел с приказами по личному составу, обеспечивает их сохранность и передачу в архив в установленном порядке ( п. 5.1.2 Приказ по отделу (подразделению) (приложение 5) Приказ по отделу (подразделению) оформляется на чистом листе бумаги формата А4.
В верхней части листа указываются наименование компании, слово ПРИКАЗ (прописными буквами), наименование отдела (подразделения), дата, регистрационный номер приказа. Текст оформляется так же, как и текст приказа по организации. Подписывает приказ руководитель отдела (подразделения).
Оформление подписи производится в соответствии с требованиями настоящей инструкции, п. Приказ регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство. Подлинник (первый экземпляр) приказа, подписанный руководителем отдела (подразделения), не выдается в другие отделы. При необходимости делаются копии приказа, которые предоставляются по назначению. Подлинники (первые экземпляры) приказов подшиваются в дела, включенные в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранятся в этом отделе (подразделении) в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.
5.1.3 Распоряжение по организации Проект распоряжения по организации готовится на бланке (приложение 2 ) не менее чем в шести экземплярах. В проекте распоряжения по организации указываются те же реквизиты, что и в приказе по основной деятельности. Констатирующая часть распоряжения отделяется от распорядительной части словом ОБЯЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без кавычек, затем ставится двоеточие.
Текст распоряжения может состоять только из распорядительной части. Отметка об исполнителе (реквизит 27, п.4.3.18) оформляется в нижнем левом углу последнего листа проекта распоряжения. Подписывается распоряжение по организации руководителем организации, директором техническим, заместителями руководителя.
Исполнитель оформляет указатель рассылки на обороте первого листа первого экземпляра, подписывает его. Делопроизводитель канцелярии АО регистрирует распоряжение в журнале регистрации распоряжений, проставляет регистрационный номер и дату на распоряжении и на реестре согласования. Подлинник распоряжения подшивается в дело. Делопроизводитель канцелярии АО делает копии распоряжений (при необходимости) и направляет их согласно указателю рассылки. 5.1.4 Распоряжение по отделу (подразделению) 5.1.4.1 Распоряжение по отделу (подразделению) оформляется на бумаге формата А4 на бланке (Приложение 6). В верхней части первого листа распоряжения указываются: - наименование организации, - слово РАСПОРЯЖЕНИЕ, печатающееся прописными буквами, - наименование отдела (подразделения), - дата и регистрационный номер распоряжения. Текст оформляется так же, как и текст распоряжения по организации.
Подписывает распоряжение руководитель отдела (подразделения). Оформление подписи производится в соответствии с требованиями п. 4.3.13 настоящей инструкции. Распоряжение регистрируется в отделе (подразделении) ответственным за делопроизводство в подразделении. Подлинник распоряжения подшивается в дело, включенное в номенклатуру дел данного отдела (подразделения), и хранится в подразделении в течение срока, обозначенного в номенклатуре дел.
5.1.5 Решение ( приложение 7) Проект решения готовится исполнителем на бумаге формата А4. На первом листе решения указывается вверху наименование организации. Вид документа РЕШЕНИЕ (должность руководителя) печатается прописными буквами. Указываются дата и регистрационный номер.
Текст имеет констатирующую и распорядительную части, разделяемые словом РАЗРЕШАЮ, которое печатается прописными буквами. Подписывается решение соответствующим руководителем. Визы согласования и подпись оформляются на всех экземплярах решения. Оформляется реквизит об исполнителе в соответствии с п.4.3.18 настоящей инструкции.
Секретарь руководителя регистрирует решение в журнале регистрации решений, проставляет регистрационный номер и дату. Подлинник решения подшивается в дело. Секретарь- руководителя делает необходимое количество копий решения и направляет их согласно указателю рассылки.
5.2 Протокол ( приложение 8) 5.2.1 Протокол оформляется на бумаге формата А4. В заголовочной части протокола указываются: - наименование организации; - вид документа (протокол); - дата и номер; - заголовок текста протокола. 5.2.2 Датой протокола является день проведения заседания (протоколы, как правило, оформляются после заседания). Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания: П р и м е р или 10 - 5.2.3 Номером протокола является порядковый номер заседания.
Нумерация протоколов ведется в пределах календарного года или срока полномочий коллегиального органа. 5.2.4 Заголовок текста протокола содержит указание на вид коллегиальной деятельности (совещание, собрание, заседание и др.) и название коллегиального органа в родительном падеже: П р и м е р ы ПРОТОКОЛ заседания коллегии; ПРОТОКОЛ собрания трудового коллектива; ПРОТОКОЛ совещания начальников отделов (подразделений). 5.2.5 Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Вводная часть начинается с указания фамилий и инициалов председателя и секретаря заседания. После этого с новой строки печатается слово 'Присутствовали', и перечисляются в алфавитном порядке фамилии и инициалы присутствовавших на заседании. При большом количестве участников совещания (заседания) их фамилии в протоколе не перечисляются, а цифрой указывается их общее количество. Списки участников становятся одним из приложений к протоколу. В таком случае в протоколе указывают: П р и м е р Присутствовали: 35 человек (список прилагается) Затем оформляется повестка дня: перечисляются обсуждаемые вопросы, фамилии выступающих. Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня.
Каждый раздел состоит из трех частей: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ -ПОСТАНОВИЛИ. Постановляющая часть следует после слова ПОСТАНОВИЛИ. 5.2.6 Протокол подписывают председатель и секретарь совещания. Решения, принятые на заседании, доводятся до соответствующих лиц рассылкой им копий протокола либо выписок из протокола (приложение 9).
При составлении выписки из протокола воспроизводят заголовочную, вводную части текста; тот вопрос повестки дня, по которому готовится выписка; текст, отражающий обсуждение вопроса и принятое решение. Выписку из протокола подписывает только секретарь, он же составляет заверительную надпись (реквизит 26). Если выписка дается для представления в другую организацию, то она заверяется печатью. 5.3 Акт (приложение 10) В акте указывают: - наименование организации; - наименование вида документа ( акт); - дату и номер (индекс); - заголовок; - текст; - отметку о наличии приложений; - подпись; - гриф утверждения. Датой акта является дата события.
В тексте указывают: - наименование документа, в соответствии с которым была создана комиссия, его автора, дату, номер и заголовок; - состав комиссии; - должностные лица, присутствовавшие во время работы комиссии (если они были). Фамилии присутствовавших и фамилии членов комиссии располагают в алфавитном порядке, нумеруют арабскими цифрами; - цели и задачи проведения работы; - установленные факты. Часть акта, содержащая выводы или заключения, необязательна. В акте указываются число экземпляров акта и их местонахождение. Акт подписывают председатель и все члены комиссии без указания должностей. 5.4 Служебные, докладные, объяснительные записки Служебные, докладные, объяснительные записки оформляются на белом листе бумаги формата А4, А5. При оформлении служебных, объяснительных, докладных записок (приложение 11,12) обязательно указывают: наименование организации (при отправлении вышестоящему органу), наименование отдела (подразделения) - автора документа, наименование вида документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА или СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА), дату, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подпись.
Докладная записка - это документ, адресованный вышестоящему должностному лицу, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Служебная записка - это вид служебного документа, направляемый одним должностным лицом другому, равному по должностному положению. Текст служебной (докладной) записки состоит из двух частей: первая - констатирующая, где излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, и вторая - где излагаются предложения, просьбы. Подписывает служебные, докладные, объяснительные записки составитель. Копии служебных, докладных, объяснительных записок, остающиеся в отделе (подразделении) могут оформляться на оборотной стороне ранее использованного листа бумаги с перечеркиванием старого текста.
5.5 Факс или телефакс Документы, передаваемые по факсу, должны быть оформлены в строгом соответствии с требованиями, предъявляемыми к виду отправляемого документа: письмо, протокол, акт, договоры, отчеты и т.д. Документы, передаваемые по факсу, представляют в канцелярию для отправки в одном экземпляре с сопроводительным письмом. В сопроводительном письме исполнитель в реквизите 15(п.4.3.6) дополнительно указывает номер факса адресата. Делопроизводитель канцелярии регистрирует документ в журнале регистрации исходящих документов, передает его в цех связи, работники которого на документе проставляют дату и время отправки, возвращают его в канцелярию, после чего делопроизводитель возвращает документ исполнителю. Ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего отдела (подразделения).
Документы, поступающие в организацию по факсу, регистрирует делопроизводитель канцелярии в журнале регистрации входящих факсов и передает по назначению в день их приема (срочные - немедленно). Факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода. 5.6 Служебные письма Служебные письма, отправляемые за пределы компании, оформляются на бланке письма (приложение 3). В письме обязательно указывают: - адресат (при отправке факсом дополнительно указывают номер факса); - заголовок; - должность, фамилию и инициалы подписывающего; - фамилию, имя, отчество и городской номер телефона составителя; - отметку о приложении (при его наличии). Составитель письма подготавливает столько экземпляров письма, сколько указано адресатов, плюс одну копию (обратник), которая после обработки в канцелярии возвращается составителю. Копия письма (обратник) оформляется на чистом листе бумаги формата А4 (не на бланке) Если письмо оформлено на двух и более листах, то на бланке оформляется только первый лист.
Составитель письма и руководитель отдела (подразделения) визируют копию письма (обратник), после чего передают письмо на подписание. Обратник подкалывается к письму.
Служебные письма, оформленные в 1-ом экземпляре (например, служебные письма, отправляемые по факсу), составитель и заинтересованные лица визируют на обратной стороне письма. Служебные письма, в зависимости от рассматриваемых в них вопросов, могут подписывать руководитель компании, заместители руководителя, главный бухгалтер и другие должностные лица, которым делегировано (приказ по предприятию, доверенность и т.д.) право подписи (в пределах полномочий, определенных должностными инструкциями). Служебные письма делопроизводитель канцелярии регистрирует в журнале регистрации исходящих документов и отправляет по адресу. При отсутствии копии письма (обратника ) или приложений (о которых есть отметка в тексте письма), а также в случае небрежного или неправильного оформления письма, делопроизводитель канцелярии возвращает документ на доработку составителю.
Служебные письма не требуют удостоверения печатью, так как оформляются на бланке компании. Исключения составляют гарантийные письма. 5.7 Телефонограмма (приложение 13).
Телефонограммой обычно передаются краткие и оперативные распоряжения, информация для руководства в текущей деятельности, приглашения на совещания и заседания, а также доводятся до сведения исполнителей конкретные срочные поручения. Телефонограмма используется для оперативного решения вопросов в тех случаях, когда сообщение, передаваемое по телефону, требует документального оформления. Телефонограмма содержит не более 50 слов. Телефонограмма оформляется на чистом листе бумаги формата А5 или А4. При оформлении телефонограммы обязательно указывают следующие реквизиты: - исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; - телефон, должность, фамилию, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; - подпись лица, принявшего телефонограмму, его инициалы и фамилию; - входящий регистрационный номер полученной телефонограммы. 6 Организация документооборота и исполнения документов 6.1 Доставка документов в организацию Доставка документов в организацию осуществляется, как правило, средствами почтовой и электрической связи. С помощью почтовой связи доставляется письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей, печатных изданий.
По каналам электрической связи поступают: факсы или телефаксы, телефонограммы, сообщения по электронной почте. Документы могут доставляться в организацию нарочным. 6.2 Прием, обработка и распределение входящих документов Прием и первичная обработка документов, поступающих в организацию, осуществляется делопроизводителями канцелярии АО.
Делопроизводитель канцелярии проверяет правильность доставки документов. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается на почту. Заказная корреспонденция получается под роспись. Документы, полученные работниками организации при командировках в других организациях или от посетителей, должны немедленно передаваться в канцелярию для регистрации. Делопроизводитель вскрывает конверты, проверяет правильность вложений и их целостность. При получении корреспонденции без указанных в сопроводительном письме приложений или других вложений, делопроизводитель АО оформляет Акт в 3-х экземплярах (приложение 14) о некомплектности и передает его вместе с корреспонденцией на рассмотрение руководству. Один экземпляр акта направляется в адрес отправителя корреспонденции, второй экземпляр подшивается в АО, третий экземпляр направляется в подразделение получатель корреспонденции.
Не вскрываются конверты, имеющие надпись «лично». Такие письма передаются в соответствующие структуры. Конверты сохраняются и прилагаются к документам.
Делопроизводитель регистрирует поступившие документы: на нижнем поле проставляет дату поступления и регистрационный номер, заполняет карточку регистрации входящей корреспонденции. Не подлежат регистрации документы: 1 Документы, присланные 'для сведения'. 2 Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции. 3 Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т.д. 4 Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим прямого отношения к деятельности компании. 5 Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.). 6 Прейскуранты (прайс-листы).
7 Подтверждения получения писем. 8 Формы статотчетности. 9 Приглашения на семинары. 10 Поздравительные письма и телеграммы. 11 Пакеты с пометкой 'лично'. Заявления, доставленные в канцелярию по каналам почтовой связи или нарочным, регистрируются как входящие документы.
Документы, доставляемые в организацию нарочным, передаются через почтовый ящик канцелярии предприятия. Изъятие документов из почтового ящика осуществляется делопроизводителем канцелярии ежедневно. Все поступившие документы после предварительного рассмотрения в канцелярии АО направляются руководству, в отделы (подразделения). Рассмотренные руководством документы (с резолюцией) возвращаются в канцелярию, делопроизводитель делает отметку в карточке регистрации о дальнейшем передвижении документа. Если в резолюции руководителя определено несколько исполнителей, то подлинник документа направляется должностному лицу, чья фамилия в резолюции значится первой, остальным исполнителям передаются копии. 6.3 Организация обработки и отправки исходящих документов Обработка и отправка исходящих (отправляемых) документов осуществляются канцелярией АО. Такие документы, как планы, акты, договоры, бухгалтерские документы (счета, счета-фактуры, акты выполненных работ) и т.п., должны сопровождаться письмами.
Исполнитель письма несет ответственность за правильное его оформление и за наличие в полном объеме документов, прилагаемых к нему. Делопроизводитель канцелярии АО, получив документ к отправке, проверяет правильность его оформления: - оформление письма на бланке; - наличие подписи; - наличие заголовка; - правильность адресования; - наличие отметки об исполнителе; - наличие всех страниц в документе и всех указанных приложений. Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплекте, он возвращается исполнителю для доработки. Делопроизводитель регистрирует письмо: присваивает ему регистрационный номер, проставляет дату, делает соответствующую запись в журнале регистрации исходящей корреспонденции.
Присвоение регистрационного номера исходящему письму по телефону работником канцелярии запрещено. При отправке документа по почте он конвертируется. Конверты адресуются, маркируются. Все оформление документов, предназначенных к почтовому отправлению, проводится в строгом соответствии с требованиями Правил оказания услуг почтовой связи. Делопроизводитель канцелярии (курьер компании) доставляет законвертованные документы в отделение почты РФ для отправки адресатам. 6.4 Организация движения документов в организации 6.4.1 Движение основного массива документации в организации осуществляется через канцелярию АО.
Для каждого отдела (подразделения) в канцелярии отведена почтовая ячейка, в которую исполнители документов помещают направляемую в это подразделение корреспонденцию. 6.4.3 Делопроизводитель канцелярии ежедневно заполняет реестры ( приложение 15), т.е. Указывает в них дату доставки документов в отдел (подразделения), номер, вид документа; помещает реестры и корреспонденцию в соответствующие почтовые папки. 6.4.4 Обмен почтовыми папками осуществляется, независимо от наличия документов в них, через почтовые ячейки канцелярии. 6.4.5 Ответственные за делопроизводство в отделах (подразделениях) обязаны ежедневно: - проверять правильность оформления отправляемой в канцелярию документации, наличие подписей на документах, приложений, сопроводить каждый документ указателем движения документа (т.е. Подколоть к документу лист бумаги с отметками - с кем согласовать, у кого подписать, утвердить документ, нужно ли заверение печатью, и последний обязательный пункт- кому вернуть (направить) оформленный документ); - регистрировать исходящие документы в журнале учета исходящих документов (приложение 16); - заполнять реестр; - помещать реестр и документы в почтовую папку; - производить обмен почтовыми папками в канцелярии организации. Личная подпись И.О.Фамилия ПРИЛОЖЕНИЕ 11 Образец оформления внешней докладной записки Наименование организации Наименование отдела Наименование организации Руководителю организации (должность) И.О.
Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 000 О направлении отчета По Вашему запросу направляю копию отчета о проделанной работе за апрель 2011 года. Приложение: на 2 л. Начальник отдела И.О. Фамилия Личная подпись ПРИЛОЖЕНИЕ 12 Образец оформления служебной записки Наименование отдела Начальнику юридического отдела И.О. Фамилия СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА № 0000 О представлении номенклатуры дел В связи с разработкой сводной номенклатуры дел прошу Вас представить номенклатуру дел отдела. Должность Наименование отдела (подразделения) И.О. Фамилия Личная подпись Образец оформления докладной записки Наименование отдела Должность руководителя И.О.
Фамилия ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА № 000 О формировании бюджета Во исполнение приказа № 000 от (дата) «О формировании бюджета доходов и расходов» сообщаю: Мероприятие Дата Количество тыс.руб. 4 квартал 100 Начальник отдела И.О. Фамилия Личная подпись. ПРИЛОЖЕНИЕ 13 Форма телефонограммы Наименование предприятия Адресат Должность, инициалы и Должность, инициалы и фамилия лица, передавшего фамилия лица,принявшего телефонограмму, телефонограмму, номер его телефона, номер его телефона, время отправления время приема телефонограммы телефонограммы Телефонограмма дата № Текст телефонограммы (не более 50 слов). Должность лица, подписавшего телефонограмму или от имени которого телефонограмма передается. ПРИЛОЖЕНИЕ 18 Форма номенклатуры дел Наименование организации (наименование структурного подразделения) НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ на год Индекс дела Заголовок дела Кол-во ед. ПРИЛОЖЕНИЕ 22 Образец оформления обложки дела Наименование организации ОТДЕЛ КАДРОВ ДЕЛО № 01 -100 Том №1 Приказы №№ 1-45 по личному составу наименование организации - крайние даты На 120 листах Хранить 75 лет ЭПК ПРИЛОЖЕНИЕ 23 Образец оформления листа -заверителя ЛИСТ - ЗАВЕРИТЕЛЬ к делу № 01 - 04 В деле № 01-100 прошито и пронумеровано 200 (Двести ) листов, в том числе: Литерные номера листов (перечислить); Пропущенные номера листов (перечислить); + (указать количество) внутренней описи.
Должность Личная подпись И.О. Фамилия Дата ПРИЛОЖЕНИЕ 24 (рекомендованное) Перечень документов, не подлежащих регистрации 1 Документы, присланные 'для сведения'. 2 Пригласительные билеты на заседания, собрания, конференции. 3 Рекламные извещения, проспекты, буклеты, каталоги выставок и т.д. 4 Рекламные и коммерческие предложения по вопросам, не имеющим прямого отношения к деятельности предприятия. 5 Печатные издания (брошюры, книги, бюллетени, журналы и т.д.). 6 Прейскуранты (прайс-листы).
7 Подтверждения получения писем. 8 Формы статотчетности. 9 Приглашения на семинары. 10 Поздравительные письма и телеграммы.
11 Пакеты с пометкой 'лично'.
Рекомендации по ведению делопроизводства в организации. Примерная инструкция по делопроизводству в государственных органах Дата публикации: 2017-09-09 04:22. Межотраслевые равным образом отраслевые устав по охране труда делятся получи и распишись главы, которые нумеруются римскими цифрами да имеют заголовки. Система Кадры. Версия для коммерческих организаций Важно исполнять следующее притязание – учет только лишь затем подписания документа имеющим для сие юриспруденция лицом. Поскольку в процессе надо документом могут спросить привнести изменения сиречь не насчет частностей его подписать.
Тогда в журнале будут числиться документы, которые малограмотный существуют либо либо пропуски номеров, либо нарушится очередь регистрации. Хотя получи и распишись практике время через времени нужно на первых порах сохранять часть к единаче далеко не до самого конца оформленного документа равным образом в дальнейшем, сделано по прошествии подписания надписывать факты об этом документе в кондуит регистрации. Разработка номенклатуры дел: классика жанра Постоянного хранения в папку ремесло возьми 9 прокола со описью да лист-заверитель в конце и концы в воду вывожу в среде папкой да делом а вона по поводу заклеивания ниток равно был вопрос.)))))) думаю просто-напросто бумажкой заклею, поставлю знак равно дату. Думаю ошибкой неграмотный будет. Просто в прочий организации ваш покорнейший слуга сшивала без участия листа заверителя а несложно клеила держи пряжа прошнуровано пронумеровано.
Инструкции по пожарной безопасности по новым Правилам Геня ко вопросу выше. У нас кушать ревю регистрации журналов, может бытовать хватит фиксировать до сей времени журналы в этом журнале? Спасибо следовать ответы. Приветствую всех. Не забывайте, ась?
Телефоны служб спасения сыздавна обновились равным образом днесь снова имеются 667, а в свою очередь позволено набрав вот и все попасть в МЧС Номенклатура дел составляется эдак, что предписывают Основные взгляды на вещи работы архивов организаций. Ваша назначение сконцентрировать от делами, общими на всех организаций.
Выстроить дозволительно по структурному принципу, по образу ваша сестра равным образом пишете: начальник, бухгалтерия равным образом. Для примера не запрещается вглядеться Примерную номенклатуру дел высших учебных заведений. режим проверки исправности оборудования, приспособлений да инструмента, ограждений, сигнализации, блокировочных да других устройств, защитного заземления, вентиляции, местного освещения да. Подскажите тебя даже если подшиваешь профессия равно вставляешь басма заверитель условия, так наравне и концы в воду ниток.
Должно получи и распишись узелок налепить меню равным образом сделать литература получи него???? С нового лета автор собираем всегда платежные документы по коммунальным услугам (счета-фактуры), делаем сопроводительное письмище равным образом отправляем в ЦФО чтобы оплаты.
Данное сопроводительное послание регистрируем в журнале подготовленных -ов. Какую отметку создавать в данном журнале касательно книжка идеже находится бумага? Нас остается токмо сопроводительное письмецо, акты только лишь в одном экземпляре отправляются в ЦФО.
Подшивать ли сопроводительное цидулька в номенклатурное деяние (переписка из равным образом.? Таким образом, назначив ответственное ради картотека рожа, создав ЭК, разработав равным образом утвердив в установленном порядке Положение об архиве организации, Положение об ЭК, не починать раскованно ко разработке номенклатуры дел. К выполнению этой задачи привлекаются совершенно рабочие организации (руководители структурных подразделений), в процессе деятельности которых образуются документы, подлежащие включению в номенклатуру дел.